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Besucherverwaltung
Letzte Aktualisierung am 29.01.2013 13:53:37

Besucherverwaltung

Sinn und Zweck ist die Verwaltung des Besucher- und Lkw- Verkehrs im Werk, die EDV-gestützte Anmeldung und Verwaltung der Besucher an den Pforten, die historische Registrierung aller Bewegungen sowie die einfache Erzeugung von Besucherausweisen zur schnellen Buchung. Weiterhin sind eine ständige Anwesenheitsübersicht sowie diverse Reports möglich.

 Im Einzelnen sind folgende Schlüsselfunktionen vorhanden:

Stammdatenverwaltung

  • Personal (internes Personal incl. Verantwortlichen, Brandhelfer, Ersthelfer, Räumungshelfer und Fahrzeugen) anlegen, verwalten
  • Personen (Verwaltung von Besuchern, Fremdfirmen und  Fahrzeugen)
  • Firmenverwaltung (Fremdfirmen mit Zuordnung zu den Personen und Fahrzeugen sowie Kennzeichnung von Kunden)
  • Ressourcen (Verwaltung von Mandanten, Standorten, Pforten, Gebäuden, Räumen, Betriebsmitteln) anlegen, verwalten
  • Anmeldung anlegen, Besucherticket, Sonderausweise, Einfahrten

Besucheranmeldung

  • Anmeldung von Personen oder Personengruppen durch Firmenmitarbeiter über ein Intranet- Formular oder im Windowsprogramm
  • Erstellen von Einzeltagesausweisen oder Dauerausweisen
  • Optionale Buchung von Besprechungsräumen
  • Optionale Buchung von Geräteressourcen (Beamer, PC, etc.)
  • Information der Mitarbeiter über Mailsystem
  • Generieren der Ausweise
  • Optionale Ansteuerung eines Empfangsmonitors zur Begrüßung der Besucher
  • Inkrementelle Suche in den Stammdaten nach beliebigen Kriterien
  • Nachträgliches Erfassen der Anmeldung bei unangemeldetem Besuch an der Pforte

Besucherbewegungen

  • Erfassen von fehlenden Besucherinformationen an der Pforte
  • Erzeugen der Besucherausweise direkt an der Pforte
  • Zwischenbuchungen bei Wechsel Besuchter/Verantwortlicher
  • Übersicht über Anmeldungen und Anwesenheit
  • Alarmbericht

Gebäudezutritt

  • Zugangsbuchung für Sonderbereiche
  • Kontrolle der Sonderausweise 

Fuhrparkmanagement

  • Anmeldung von Reisen zu Zweigwerken oder Kunden mit PKW-Reservierung
  • Zusammenfassung von Reisegruppen
  • Auswertung von Reisetätigkeiten

Information

Der Empfang bzw. der Werkschutz erhält durch das System bei Bedarf z.B.

  • aktuelle Informationen über Besucher/Gastgeber
  • Rekonstruktion von Besuchsvorgängen pro Abteilung, Gebäude, Raum, Brandabschnitt, etc.
  • Recherche nach Besucherdaten und Besuchsvorgängen, wie die Auswertung aller Aktivitäten pro Jahr, Monat, Tag oder Stunde
  • aktuelle Aufenthaltsbestimmung der Gäste in Notfällen
  • Übersicht der vorangemeldeten Personen
  • Kontrolle von Fahrzeugen durch Zuordnung zum Besucher
  • vollständige und revisionssichere Besucherhistorie
  • Auswertung der Anwesenheit von Fremdfirmen (z.B. zur Plausibilitätsprüfung von Handwerkerrechnungen)

Das System zielt darauf ab, mit sehr wenig Aufwand an der Pforte schnellstmöglich alle Aufgaben durchführen zu können. Insbesondere die Abfertigungszeit durch die automatisch aus dem Betrieb zugeführten Anmeldungen zu minimieren, das Erscheinungsbild der Firma nach Außen zu perfektionieren und zusätzlich alle Bewegungen nachvollziehbar zu speichern. Ein wichtiger Aspekt ist die sofortige Übersicht der Anwesenheit im Räumungsfall, die Überwachung der Zulässigkeit der Anwesenheit und die Zeitkontrolle bei bezahlten Fremdfirmen.

Webkonsole

Verbesserung der Besucherverwaltung durch Web-basierendes Besucherverwaltungssystem. Die Mitwirkung verschiedener Benutzergruppen verbessert die Leistung des Besucherempfangs und die Abwicklung an Empfang und Pforte. Wenn eine herkömmliche Besucherverwaltung lediglich dazu dient, einen Ausweis zu bedrucken, Besucherdaten und Anwesenheitszeiten zu erfassen, um diese dann in den Tiefen des Empfangs-PCs verkommen zu lassen, werden Ziel und Nutzen eines Besucherverwaltungssystems kaum erreicht. Durch den Einsatz eines Web-basierenden Systems lässt sich das Spektrum der Anwendungen erheblich erweitern und das Ergebnis optimieren. So wirken neben dem Empfang der Besuchsempfänger ebenso mit, wie die Leitung der Unternehmenssicherheit, welche die Möglichkeit der Auswertung aller Besuchsvorgänge erhält und damit z.B. einen Beitrag für die zeitgenaue Abrechnung von Fremdfirmenangehörigen ebenso leisten kann, wie bzw. Hausverbote zu erteilen oder zu entziehen